De Leukste Opleidingen
 
DeLeuksteOpleidingen 122.jpg

Welke apps gebruik je voor papierloos vergaderen

De iPad wordt steeds meer gebruikt als vergaderdossier. Maar welke Apps kun je nou het beste gebruiken en waarvoor?

Gelukkig zijn de meeste Apps niet moeilijk in gebruik en grotendeels prima zelf aan te leren. Wel blijkt in de praktijk dat een korte training in App-gebruik er voor zorgt dat iedereen binnen de organisatie op dezelfde wijze werkt en dat men eerder over te halen is om echt papierloos te gaan werken. Want het hebben van een iPad wil niet zeggen dat er ook effectief gebruik van wordt gemaakt. Bij een grote meerderheid is er sprake van een omschakelingsproces en zij dienen wegwijs gemaakt te worden in wat de iPad zakelijk allemaal kan (en ook in wat hij niet kan) voordat er echt papierloos wordt gewerkt.

PDF's openen en bewerken (annoteren)

iAnnotatePDF, GoodReader en PDF Expert

Deze Apps zijn zeer geschikt om PDF documenten mee te openen en om aantekeningen te maken rechtstreeks in de PDF. Ook kun je teksten markeren en opmerkingen plaatsen. Deze Apps zijn dus zeer handig bij het voorbereiden van een vergadering en om tijdens de vergadering aantekeningen te maken op je digitale documenten. 

Belangrijk is wel dat de documenten als PDF zijn opgeslagen omdat Office documenten meestal niet goed worden weergegeven. Ander punt is dat de Apps zelf geen nieuwe documenten kunnen aanmaken. Dus voor het typen van langere stukken tekst kun je beter een andere App gebruiken.

De verschillen tussen de Apps zijn klein maar dat kan net het belangrijke onderscheid voor je maken. Welke App de beste is is daarom moelijk te zeggen. Als je al ervaring hebt met een van deze Apps dan zal je die waarschijnlijk ook het beste vinden. 

Office documenten maken en bewerken

DocumentsToGo, QuickOffice Pro HD of: Pages in combinatie met Numbers  en KeyNote. Cloudon online Office 2010 beschikbaar( gratis ).

Office suites zijn Apps die lijken op de MS Office software die je op je PC hebt zoals Word en Excel. Voor uitgebreide documenten is het natuurlijk veel handiger om deze gewoon op je PC of laptop te maken, maar met deze Apps kom je voor eenvoudige Word of spreadsheet documenten ook een aardig eindje. Als je meer op je iPad wilt gaan werken zijn deze Apps een noodzaak, waarbij DocumentsToGo het goedkoopste alternatief is. De Apple Apps (Pages, Numbers en Keynote) zijn het duurst. Cloudon gratis versie alleen office 2010 beschikbaar via de cloud )

In mei/juni 2013 staat de release gepland voor de MS Office App van Microsoft. Deze Office suite bevat een uitgeklede variant van de MS Office prgramma's die je op je PC hebt. Nadeel van deze App is dat je er alleen documenten mee kunt lezen tenzij je er een Office 365 abonnement bij afsluit.

Aantekeningen, Notities en Notulen

NotesPlus

Met deze App kun je eenvoudig aantekening maken of notuleren. Je kunt ze typen, schrijven of zelfs audio opnemen. Een van de grootste voordelen van deze App is dat er een vak is om je handpalm op te laten rusten als je hem gebruikt om met de hand (of styluspen) te schrijven. Zo maak je geen 'inkt' vlekken op je aantekeningen. 

Documenten uitwisselen

Rechtstreeks verbinding maken met je PC of netwerkserver gaat niet zomaar op een iPad. Maar er zijn zijn serververbindingen of cloudoplossingen om wel makkelijk documenten uit te wisselen met je iPad. Met bijbehorende Apps uiteraard.

Veilige verbindingen:

  • SharePoint: Meest complete oplossing om bestanden te delen en te bewerken (met meerdere personen tegelijk in een bestand). Voorwaarde is wel dat je organisatie over Microsoft SharePoint beschikt en er de documenten mee beheert.
  • WebDav: Documenten aanmaken, bewerken en plaatsen op een (web)server.
  • SecureFTP: Maakt een beveiligde verbinding met de kantoorserver (mits toegestaan door ICT)

Minder veilig:

  • Dropbox
  • Box.Net
  • Google Drive
  • Mega Drive
  • Sky Drive

Bovenstaande Apps werken allen volgens het bekende Dropbox principe. Bestanden worden opgeslagen op een webserver en zijn te delen met meerdere gebruikers op PC en iPad. De reden waarom deze (goedkope) oplossingen minder veilig zijn is omdat zij vaak voldoen aan de Amerikaanse Wetgeving en daar wordt bepaald dat alle bestanden die worden geupload ter beschikking komen van de Amerikaanse overheid voor screening inzake de anti-terreurwet.

Als je niet van bovenstaande mogelijkheden gebruik wilt of kunt maken blijft er niets anders op zitten dan je documenten via de mail te versturen.

Complete vergader Apps

Er zijn inmiddels een aantal partijen die een App op de markt hebben gebracht om de problemen met documentuitwisseling en versiebeheer bij het papierloos vergaderen op te lossen. In deze complete vergader Apps is er een portal waar vergaderstukken en agendapunten kunnen worden toegevoegd vanaf de PC (bv. door het secretariaat). Vanuit de App op de iPads van de deelnemers zijn deze documenten vervolgens te openen om bewerkt te worden. Deze Apps zijn uiteraard niet kosteloos en vaak op abonnementsbasis.

  • iBabs: Zeer complete vergader App met onder andere een converteerfunctie naar PDF en mogelijkheid om annotaties (aantekeningen in documenten) te delen.
  • Mydox Manager: Aantekeningen, annotaties en opmerkingen delen.
  • Notubox: Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsdiensten, met mogelijkheden voor het delen van aantekeningen.
  • Point2Share: Zeer complete App met als groot voordeel dat het geen abonnementsservice is. Borduurt voort op een bestaande SharePoint omgeving. Nadeel: lokale annotaties.
  • JeffMeetings: Vooral handig als je gebruik maakt van andere Apps om te annoteren.
  • ViaDesk: Vooral handig als je gebruik maakt van andere Apps om te annoteren.
  • Effacts: Vooral handig als je gebruik maakt van andere Apps om te annoteren.

Bron : Niels van Aken

 Terug
Geplaatst: 27-12-2013 11:22:34
Share on Google+